Hvad sker der, hvis vi bliver under 100 gæster?

Vi gør altid vores bedste for at finde en løsning, så festen bliver en succes. Hvis I bliver lidt under 100 gæster, vil vi naturligvis stadig afholde arrangementet som planlagt. Dog har vi faste udgifter, der skal dækkes, og det kan være svært for os at få det hele til at løbe rundt. Vi arbejder dog altid for at finde den bedste løsning.

Hvis I bliver under 100 gæster, har vi flere muligheder:

1.Aflyse festen og refundere pengene. Dette er selvfølgelig den mindst ønskede løsning, så vi vil altid forsøge at finde et bedre alternativ.

2.Flytte festen til et mindre lokale. Hvis deltagerantallet falder til under 100, kan vi tilbyde at flytte festen til et af vores mindre lokaler. Vi har både mindre lokaler på Sjælland og Fyn, som kan være mere passende.

3.Fjerne DJ’en. For at reducere omkostningerne kan vi fjerne DJ’en. I stedet kan I tilslutte en telefon via Bluetooth til vores lydanlæg og spille musik gennem de højttalere, vi har i lokalet.

4.Rykke festen til en anden dato. Hvis en anden dato kan gøre det muligt for flere at deltage, kan vi undersøge denne mulighed.

5.Justere entréprisen. Hvis ingen af de ovenstående løsninger ønskes, kan vi hæve billetprisen en smule for at dække vores udgifter.

Hvordan laver I en gæsteliste?

Når vi opretter en Facebook-begivenhed for festen, sørger vi også for et nemt og overskueligt betalingssystem, hvor hver gæst selv kan betale for sin entré.

Når en gæst har betalt, registreres deres fulde navn automatisk i vores NYX-system. Når gæsterne ankommer til festen, vil vagterne ved døren krydse dem af på gæstelisten, så vi sikrer en kontrolleret og tryg indgang.

Fordele ved vores gæstelistesystem:
✔ Automatisk registrering af betalte gæster
✔ Mindre administrativt arbejde for arrangørerne
✔ Hurtigere og smidigere indgang, da vagterne har en komplet gæsteliste
✔ Sikkerhed for, at kun inviteret gæster deltager i arrangementet

Ved at bruge vores gæstelistesystem sikrer vi en problemfri feststart og en tryg oplevelse for både arrangører og deltagere.

Hvad gør I, hvis en elev får det dårligt?

Vi tager sikkerhed og tryghed meget seriøst, og vi har en klar procedure, hvis en elev får det dårligt under festen.

Sådan håndterer vi situationen:

1.Forberedelse før festen:

•En uge før festen beder vi arrangøren om en liste med telefonnumre på forældrene.

•Hvis det er for besværligt at skaffe alle numre, beder vi om mindst fem forældrekontakter, fx fra forældrerådet.

2.Hurtig reaktion under festen:

•Hvis en elev får det dårligt, sørger vores personale eller vagter straks for at tage sig af vedkommende.

•Vi vurderer situationen og sørger for, at eleven får vand, ro eller hjælp afhængigt af behovet.

3.Kontakt til forældre:

•Vi ringer til forældrene for at finde den bedste løsning.

•Mulige løsninger kan være:

✔ At sende eleven hjem i taxa.

✔ At forældrene selv henter eleven.

✔ At en anden forælder fra skolen sørger for transport.

4.Vi sikrer os, at eleven kommer trygt hjem:

•Eleven forlader ikke festen alene, før vi er sikre på, at der er en aftale om, hvordan de kommer hjem på en sikker måde.

Vores mål er at sikre, at alle deltagere føler sig trygge under festen, og at vi har en struktur, der hurtigt kan tage hånd om uforudsete situationer.

Kan eleverne selv booke en elevfest hos Rive Event?

Ja, elever kan godt selv booke en elevfest hos os, og vi tager dette ansvar meget seriøst. Vi har en velorganiseret proces, der sikrer, at festen bliver tryg, professionel og velafviklet.

Hvorfor kan en elev booke en fest hos os?

✔ Mange års erfaring

•Vi har arrangeret utallige elevfester og ved præcis, hvad der skal til for at sikre en god fest.

•Vi går ikke på kompromis med sikkerheden.

✔ Vi hjælper eleverne hele vejen

•Når en elev booker en fest hos os, gennemgår vi alle detaljer og vejleder dem i hele processen.

•Vi sikrer, at ingen vigtige informationer går tabt.

✔ Facebook-begivenhed med alle detaljer

•Vi opretter en Facebook-begivenhed, så alle elever ved, hvad der skal ske til arrangementet.

•Informationen kan tilpasses efter skolens regler, fx om busafhentning.

✔ Simpelt og sikkert betalingssystem

•Vi håndterer betalingen gennem Get Paid, så hver elev nemt kan betale sin egen billet.

•Vi dækker alle gebyrer, så eleverne ikke ender med uforudsete omkostninger.

•Vi sikrer, at kun skolens elever kan tilmelde sig.

✔ Automatisk gæsteliste

•Når en elev betaler, registreres deres navn automatisk i vores gæstelistesystem (NYX).

•Vagterne krydser gæsterne af ved ankomst, hvilket sikrer en kontrolleret og tryg indgang.

✔ Vagter og personale

•Der vil altid være professionelle vagter og personale til stede, medmindre andet er aftalt.

•I sjældne tilfælde kan en fest afholdes uden vagter, men kun hvis der er mindst 10 forældre til stede pr. 50 gæster.

✔ Ingen skjulte omkostninger eller ansvar for arrangøren

•Vi kræver ikke depositum af eleverne.

•Hvis der skulle ske skader i et af vores pænere lokaler, opkræver vi 10 kr. ekstra pr. gæst i depositum, men vi tager aldrig penge fra arrangøren.

•Vi ved, at det ofte er en enkelt elev, der arrangerer festen, og vi mener, det ville være tarveligt at lade dem stå med regningen, når de bare prøver at skabe en god fest.

•Hvis der har været store skader, kan vi altid justere prisen til næste fest i stedet for at opkræve ekstra betaling fra arrangøren.

✔ Tryghed for både elever og forældre

•Vi indsamler telefonnumre på forældrene, så vi altid kan kontakte dem, hvis en elev får det dårligt.

•Elever kan ikke forlade festen under arrangementet, før de skal hjem, af sikkerhedsmæssige årsager.

✔ Mulighed for at tilkøbe en DJ

•Vi anbefaler altid en DJ til 20 kr. pr. gæst, da det sikrer en bedre feststemning.

•DJ’en spiller de sange, eleverne ønsker, og sørger for, at musikken ikke hele tiden stopper pga. manuelle skift.

✔ Rengøring og oprydning er inkluderet

•Vi ved, at elever ikke kan forventes at gøre ordentligt rent efter en fest, derfor medfølger rengøring altid i vores pakker.

•Mange festlokaler kræver et depositum på 6.000-10.000 kr., som 90 % af arrangørerne ender med at miste, fordi rengøringen ikke lever op til kravene.

•For at undgå dette sørger vi altid for professionel rengøring og oprydning.

Ved at vælge Rive Event får eleverne en nem, tryg og professionel løsning, hvor vi sørger for alt det praktiske, så de blot kan fokusere på at få en fantastisk fest.

Vi forklarer naturligvis mere om processen, når vi bliver kontaktet af jer, hvis I ønsker at holde jeres fest hos Rive Event.

Er det nødvendigt, at der er forældre til stede?

Det er ikke nødvendigt, at der er forældre til stede, men de er selvfølgelig altid velkomne.

Vi har fuldt styr på vores arrangementer og sørger for, at alt forløber sikkert og struktureret under hele festen.

Vi oplever ofte, at elever booker flere elevfester, og nogle forældre vælger at deltage ved den første fest for at se, hvordan det fungerer. Når de har set, at vi har styr på alt, vælger de ofte ikke at deltage i de efterfølgende fester, fordi de kan se, at vi tager sikkerheden alvorligt.

Derfor behøver forældre ikke bruge tid og kræfter på at deltage, men hvis de ønsker at være der, er de selvfølgelig altid velkomne.

Hvorfor anbefaler I, at Rive Event indsamler pengene?

Når vi står for indsamlingen af pengene, opretter vi en erhvervs MobilePay-boks, hvilket betyder, at I slipper for at betale det ekstra gebyr på 2 %, som normalt opkræves, hvis I selv opretter en MobilePay-boks.

Fordele ved at lade os håndtere betalingen:

•Vi udarbejder en gæsteliste med alle, der har betalt.

•Vi opdaterer jer løbende om billetsalget.

•Vi sender gæstelisten til jer, så I altid har overblik over, hvem der har tilmeldt sig arrangementet.

•I undgår problemer ved indgangen, da vi sikrer, at alle registrerede gæster står på gæstelisten, hvilket minimerer kø og forvirring.

•Vi dækker gebyret for MobilePay-boksen, så I ikke skal bekymre jer om ekstra omkostninger.

Desuden sikrer vi os, at kun inviteret gæster kommer på gæstelisten. Hvis arrangøren selv skulle håndtere betalingen, ville de ikke kun skulle betale gebyret selv, men også skulle holde styr på mange navne og overførsler, hvilket ofte skaber forvirring og fejl.

Når vi opretter betalingssystemet, gør vi det via Get Paid, hvor vi også dækker gebyret. Derudover bliver alle betalinger registreret i vores NYX-system, som vores vagter bruger til at krydse gæsterne af ved ankomst. Systemet er naturligvis beskyttet i overensstemmelse med GDPR-lovgivningen.

Ved at lade os håndtere billetsalget sikrer vi, at alt forløber struktureret, sikkert og uden uforudsete problemer.

Skal man betale et depositum?

Normalt kræver leje af et festlokale et depositum på 6.000-10.000 kr. for at sikre, at festen bliver afholdt. Vi har dog valgt at gøre det anderledes for elevfester, da vi ved, at det kan være en stor økonomisk byrde for eleverne at skulle lægge et stort depositum – og risikere ikke at få pengene tilbage, hvis festen ikke bliver til noget.

Sådan fungerer vores system:

•Lokalet er først officielt booket, når mindst 10 gæster har betalt for deres billet.

•Dette sikrer, at festen er seriøst planlagt og ikke blot en spontan idé.

•Vi holder løbende øje med billetsalget og opdaterer arrangørerne om, hvor mange billetter der er solgt.

•Lokalet reserveres midlertidigt, og vi informerer jer, hvis andre viser interesse for datoen, inden de første 10 billetter er solgt.

•Hvis 10 billetter ikke er solgt inden deadline, refunderes pengene til dem, der har betalt.

Vi ved, at det kan lyde lidt kompliceret, men alt dette forklarer vi selvfølgelig mere om, når I kontakter os for at holde jeres fest hos Rive Event. Vi sørger for, at I får en tryg og nem bookingproces!

Hvorfor anbefaler I, at Rive Event laver en Facebook-begivenhed?

Når elever selv laver en Facebook-begivenhed, ser vi ofte, at der mangler vigtige oplysninger, hvilket kan skabe forvirring blandt både deltagere og forældre.

Derfor anbefaler vi, at vi står for at oprette begivenheden, så alle får den nødvendige information.

Fordele ved at lade os lave begivenheden:

✔ Alt praktisk information er samlet ét sted

•Vi sørger for, at alt vigtigt indhold er med, så elever og forældre ved præcis, hvordan festen forløber.

✔ Regler og vilkår er tydelige

•Vi inkluderer information om fx gæsteliste, sikkerhed, betaling og garderobe, så alle ved, hvad de kan forvente.

✔ Mindre misforståelser

•Når vi laver begivenheden, sikrer vi, at ingen information går tabt, og at alle gæster får den korrekte besked.

✔ Mulighed for tilpasning

•Arrangøren kan altid få rettet i teksten, gøre den mere personlig eller tilføje særlige regler fra skolen, fx om busafhentning eller alkoholpolitik.

Ved at lade os lave begivenheden sikrer vi en klar og professionel kommunikation, som både elever, forældre og arrangører kan stole på.

Vi forklarer naturligvis mere om dette, når vi bliver kontaktet af jer, hvis I ønsker at holde jeres fest hos Rive Event.

Må man forlade festen under arrangementet?

Nej, man må ikke forlade festen under arrangementet.

Dette skyldes, at vi har et ansvar for eleverne, når de er i vores lokaler. Vi vil ikke have, at de render rundt på gader og stræder uden opsyn, hvilket kan skabe usikre situationer.

Derfor er det ikke tilladt at forlade festen under arrangementet.

Vi kan dog ikke tvinge nogen til at blive, så hvis en elev forlader festen, er det tak for i aften, og de kan ikke komme ind igen.

Hvad hvis en elev har det dårligt og vil tage hjem?

✔ Hvis en elev får det dårligt og ønsker at tage hjem, ringer vi til forældrene for at aftale en sikker hjemtransport.
✔ Vi sender aldrig en elev hjem, der har det dårligt, uden at have sikret, hvordan de kommer sikkert hjem.

Reglen er lavet for at sikre, at festen forløber roligt, trygt og uden problemer – for både elever, forældre og arrangører.

Vores mål er at skabe en tryg og velorganiseret fest, hvor både elever og forældre kan føle sig sikre.

Hvorfor medfølger rengøring og oprydning i alle jeres pakker?

Rengøring og oprydning medfølger altid i vores pakkeløsninger, fordi vi ved, at eleverne ikke kan forventes at stå for oprydning og rengøring efter en fest.

Mange festlokaler kræver, at lejerne selv står for rengøringen, men vi mener, at dette ofte resulterer i, at arrangørerne mister deres depositum, fordi rengøringen ikke lever op til standarden.

Hvorfor inkluderer vi rengøring?

✔ Undgår store ekstraregninger – Mange festlokaler opkræver et depositum på 6.000-10.000 kr., som 90 % af arrangørerne ender med at miste, fordi lokalet ikke er gjort ordentligt rent efter festen.
✔ Professionel rengøring sikrer et pænt lokale – Efter en elevfest kan væske sætte sig fast i gulvet, der kan være tyggegummi på møbler, og det kræver erfaring og professionelt udstyr at gøre ordentligt rent.
✔ Eleverne skal nyde festen – ikke rydde op bagefter – Det er ikke fair at forvente, at en gruppe elever skal bruge timer på at rydde op efter en stor fest.

Hvad med skader?

✔ Vi kræver ikke depositum af eleverne.
✔ I nogle af vores pænere lokaler opkræver vi 10 kr. ekstra pr. gæst i et erstatningsgebyr, men dette beløb bliver tilbagebetalt, hvis der ikke er sket skader.
✔ Vi har overvågning i de fleste lokaler, og vores personale og vagter er til stede under hele arrangementet for at holde øje med, at alt forløber ordentligt.
✔ Hvis der skulle ske en skade, vil vi kontakte den ansvarlige og forældrene for at finde en fornuftig løsning.

Tryghed og gennemsigtighed

Ved at inkludere rengøring og oprydning i alle vores pakker sikrer vi, at arrangørerne ikke skal bekymre sig om uforudsete udgifter, og at lokalet altid står klar til den næste fest.

Vi forklarer naturligvis mere om dette, når vi bliver kontaktet af jer, hvis I ønsker at holde jeres fest hos Rive Event.